En konferens kan vara ett perfekt tillfälle att starta ett nytt projekt eller informera och förbereda för större förändringar i företaget. Men vad anledningen bakom konferens än må vara gäller det att vare ute med planeringen i god tid och göra det ordentligt.

När och var

Att besluta när och var konferensen ska hållas är de två första besluten man behöver ta. Det finns många populära platser som ofta är uppbokade långt i förväg. Vill man hålla sin konferens på någon av dessa platser bör man se till att vara ute minst sex månader upp till ett år i förväg. Men det finns dock de som uttryckligen är till för bokningar med kortare varsel. När man väljer plats kan det vara bra att tänka på vilka möjligheter platsen erbjuder och exempelvis vilka aktiviteter som kan planeras in i schemat.

Ett bra shcema

Och på tal om schemat är det alltid bäst att även sätta sig ned och planera detta ordentligt också. Ett bra schema tydliggör allt som händer under konferensen men utan att försöka hinna med allt för mycket på en och samma dag. Men schemat är ju bara värt något om man sedan även ser till att hålla sig till det. Lämna därför alltid utrymme för eventualiteter och överraskningar.

Informera tidigt

Alla som förväntas följa med på konferensen bör informeras i god tid så de hinner planera runtomkring den. Ju längre konferensen är desto viktigare är det att alla får denna information så tidigt som möjligt. Var också tydligt med vad som kommer att ske och huruvida man behöver ha med sig något speciellt. Detta är också tillfälle då medarbetare får chansen att informera om saker som matallergier och liknande så man kan göra de nödvändiga förberedelserna.

Nytta och nöje

Medan en stor del av konferensen absolut är i jobbsyfte är det alltid trevligt att kombinera detta med något form av nöje också. Tänk på vad konferenslokalen och omgivningen kan erbjuda och planera in något roligt som alla kan vara med på.